【巨匠電腦評價】你真的會做PPT嗎？巨匠電腦分享超強簡報術

錚／

你真的會做PPT嗎？巨匠電腦分享超強簡報術

讓工作更迅速確實、輕鬆進展的工具

大家平常在工作時，一定有因應各種狀況而製作過許多簡報。你曾經想過簡報在工作上扮演什麼樣的角色嗎？

雖然這個問題的答案會因為不同的立場而有所改變，但我認為簡報的功能就在於「能有效推動工作上的溝通」；更精準一點來說，我們可以把它的功能定義為「更迅速、確實而輕鬆完成工作上的各種溝通。」請注意，這三項要素正是事業能否成功的要因。在財務理論中，「成效」「成本」與「時間」是計算企業價值或事業價值時，最基本的三項要素。

追根究柢來說，簡報的製作是為了讓工作「更快、更正確且花費更少勞力」，而做的一種溝通輔助作業。

我將在書中為讀者說明各種簡報製作技巧，這些技巧被公認為能滿足上述三項評判基準。相反地，一些大家平常聽到的方式或秘訣，卻不見得能通過上述這三項要素的考驗。譬如，最近我們經常見到某些過度使用視覺影像，或以非常抽象的短句來表達訊息的作法，這些會造成反效果，請大家特別留意。

全球共通的組成要素與版面準則

在製作簡報時，首先我們必須掌握構成簡報的組成要素與版面。

我一開始是在電通廣告公司工作，後來換到波士頓顧問集團（以下簡稱 BCG）、科爾尼管理顧問公司（A.T. Kearney）等外資策略顧問公司，目前則在合益集團（Hay Group）協助企業客戶發展組織與開發領導力。有關簡報的組成要素與版面，其實不管在哪個國家或哪間公司都大同小異，沒什麼差別。也就是說，簡報具有全球共通的普遍性，只要你學會了製作方法，不管走到哪個國家或哪間公司，都能派上用場。

組成要素共有六項

組成簡報的必備要素，共有以下六項。

①訊息

你在這份簡報裡最想說的事。

②圖表、概念圖的標題

支撐訊息基礎的分析、資料與概念圖的標題。

③圖表／概念圖

圖表是「把數字視覺化的圖說」，概念圖則是「把概念與關係、結構視覺化的圖說」。在國外提到「概念圖（Chart）」時，指涉的對象通常還包括了圖表（Graph），可是基於整理方便的考量，我在書裡把圖表跟概念圖分開來談。概念圖有時可使用照片或視覺意象來製作。

④備註

有助於理解內容的留意事項。

⑤出處

分析中所使用的資料、訪談、報導出自哪裡。

⑥頁碼

其中第⑤項「出處」很容易被人忘記，可是出處是證明簡報所引用資料具有可信度的唯一依據，是一份簡報中非常重要的元素。如果你在簡報中引用了其他地方的資料，一定要記得標明出處。

版面標準

圖 1 就是根據上述六項要素編排出來的版面。當然，版面的組成元素會因為每間公司，以及對於版面的不同要求而有所差異，請視情況做彈性調整。

但有一點要注意，一定要讓整體編排方式一致。如果你每一頁都用不同的方式編排，看的人一定會被搞混。

文字大小至少要 12p，每則訊息控制在兩行以內

基本上，簡報的文字大小沒什麼特別規定，但我建議至少要採用 12p 以上（p＝point）。相關的簡報訊息則請控制在每則兩行以內，這點一定要記住。雖然這不是什麼硬性規定，不過當你的簡報內容越重要時，這項技巧也就更重要了。

因為當簡報內容越重要，你的簡報對象就越接近經營高層；而領導者的層級越高，通常他們的時間就越少（＝不想看長又沒重點的文字），越沒辦法看太小的文字（＝老花眼）。

一開始，我提到製作簡報的目的就是要「有效推動工作上的溝通」，既然如此，製作簡報的人一定要站在簡報對象的立場上，注意各種細節。而在各種細節中，「文字大小至少要 12p 以上」「訊息控制在兩行以內」這兩項就是最基本不過的要求。

簡報製作的順序

依照「訊息」「出處」「圖表／概念圖」的順序製作

請依照以下順序製作簡報。

①編排頁碼

②寫出訊息

③記載出處

④給圖表／概念圖一個標題

⑤製作圖表／概念圖

⑥寫下備註

我在這本書裡拿來說明的簡報範例都省略了頁碼，其實頁碼是組成整體簡報的重要元素，方便我們了解簡報順序及搜尋資料。但我擔心在這裡寫下頁碼的話，可能會讓讀者跟書頁的頁碼搞混，因而省略。

一開始先從圖表或概念圖下手，簡報就「掛了」

接下來，就讓我們看看製作簡報的順序吧。我知道很多人都先從⑤「製作圖表／概念圖」下手，但這種作法我並不推薦。為什麼呢？因為這樣做出來的簡報最後不是不能用，就是做出一堆不知所以然的簡報來。在 BCG 裡，我們說這種簡報是「死掉的簡報」。一名好的顧問絕不會去做這種「死掉的簡報」，也不會叫別人去做這種簡報。

為什麼從圖表跟概念圖開始製作的話，做出來的簡報最後會不能用呢？因為這麼做的話，簡報所表達的訊息會曖昧不清。如果從圖表、概念圖開始下手，「可以用圖表跟概念圖說明的事情」很容易又被當成了整個簡報的主題，可是簡報的「主角」應該是你想傳達的訊息，「配角」才是圖說，這麼一來就反客為主了。所以製作簡報時，第一步應該是把你想在這份簡報裡傳達的訊息寫下來，也就是②的「寫出訊息」。

盡早寫下麻煩又容易忘記的出處

寫完訊息後，再來就是出處。寫下出處可以把「你想說的話，究竟是以哪些資料為根據」作釐清。

簡報製作可以說是一種逆向工程（Reverse Engineering）。一方面，我們從上往下，闡述自己想說的話（＝訊息）。同時我們也由下往上，從我們依據的資料（＝出處）去看看有沒有什麼可以使用的材料。這種作業就像從東西兩頭同時開挖、最後在中間碰頭的隧道一樣。寫下出處，可以幫助我們打好由下往上的基礎。

我之所以強調要盡早在簡報的第三步驟寫下出處，原因在於：如果最後才來補出處，一定會忘記。等你開始習慣做簡報後，你會發現記載出處這件事很麻煩，會干擾整個簡報的製作節奏。無論是報導的標題、發表時間、發表的公司等等都要一一查清，寫進簡報裡，是一件很繁瑣的作業。有時候在深夜製作簡報，發現作者的名字裡有個罕見的字怎麼打都打不出來，當下真是無奈極了。可是這部分如果不趁早做，之後你會更不想做。所以，請一定要在製作簡報的前期趁早解決掉。